Privacybeleid

Wie een kinderfeestje boekt, vertelt ons hoe oud de jarige is, hoeveel vriendjes er komen en soms dat iemand een allergie heeft. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens Ludonex Lasergame daarvoor gebruikt, waarom, hoe lang we ze bewaren en wat je zelf kunt laten inzien, aanpassen of verwijderen.

1. Wie verantwoordelijk is

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is Ludonex Lasergame, Griftdijk 28, 3931 MC Woudenberg, Nederland. Je bereikt ons via [email protected] of +31 6 0286 9236.

2. Welke gegevens we verwerken

• Gegevens van de boeker: naam, telefoonnummer, e-mailadres en, bij lasergame op locatie, het adres waar we spelen.
• Gegevens over de groep: het aantal spelers, de leeftijdscategorie en bij een kinderfeestje de voornaam en leeftijd van de jarige. Namen van de andere kinderen vragen we niet.
• Eten en gezondheid: als je bij een arrangement met eten een allergie of dieetwens doorgeeft, noteren we die voor die ene dag. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens; we gebruiken ze alleen met je uitdrukkelijke toestemming en verwijderen ze binnen een week na het feest.
• Bedrijfsgegevens: bij een bedrijfsuitje de bedrijfsnaam, het factuuradres en eventueel een inkoopnummer.
• Betaalgegevens: bedragen, data en de rekening waarvan de aanbetaling komt.
• Scores: de taggers houden tijdens het spel scores bij per vest. We koppelen die niet aan namen, tenzij je bij een bedrijfsuitje zelf om een overzicht per speler vraagt.
• Berichten: wat je via het formulier, per e-mail, WhatsApp of telefoon laat weten, inclusief het plan uit de feestplanner als je dat meestuurt.
• Technische gegevens: serverlogboeken met IP-adres en tijdstip, alleen voor beveiliging en storingen.

3. Waarom en op welke grondslag

• Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): je boeking vastleggen, de spelleiding voorbereiden, op de juiste plek zijn en factureren.
• Wettelijke verplichting (sub c): facturen en de administratie zeven jaar bewaren.
• Gerechtvaardigd belang (sub f): een vraag via het formulier beantwoorden, de website veilig houden en een schadegeval afhandelen.
• Toestemming (sub a en artikel 9 AVG): allergieën en dieetwensen, foto’s waarop spelers herkenbaar zijn, en analytische cookies.

4. Foto’s

Onze spelleiders maken geen foto’s van spelers, tenzij je daar vooraf om vraagt. Maken we op jouw verzoek foto’s, dan krijg je ze binnen drie dagen via een downloadlink die na dertig dagen verloopt. We gebruiken foto’s van kinderen nooit op onze website of sociale media. Foto’s van volwassenen alleen met schriftelijke toestemming van iedereen die herkenbaar in beeld is.

5. Kinderen

We sluiten overeenkomsten alleen met volwassenen. Kinderen zelf geven ons geen gegevens; alles loopt via de ouder of begeleider die boekt.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

• Boekingsgegevens: twee jaar na de speeldatum, zodat we bij een volgende boeking weten wat je eerder deed.
• Allergieën en dieetwensen: uiterlijk een week na het feest.
• Facturen en betaalgegevens: zeven jaar.
• Berichten zonder boeking: uiterlijk zes maanden.
• Serverlogboeken: maximaal dertig dagen.

7. Met wie we gegevens delen

Met de hostingpartij van ludonex.org, ons boekingssysteem en onze boekhouder, allen met een verwerkersovereenkomst. Bestel je een arrangement met eten, dan geven we het aantal personen en eventuele allergieën door aan de cateraar, zonder namen. Bij een ongeval kunnen we de gegevens van de boeker delen met hulpdiensten.

8. Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, de verwerking laten beperken en je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen. Toestemming kun je altijd intrekken. Stuur je verzoek naar [email protected]; we reageren binnen een maand. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

De website gebruikt een versleutelde verbinding. Het boekingssysteem is alleen toegankelijk voor de spelleiders met een eigen account. Een datalek met risico voor jou melden we binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en we informeren je zo snel mogelijk.

10. Cookies

Wat de website in je browser opslaat, staat in het cookiebeleid.

Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026.